Materi Kuliah

Translate dan Resume buku Organizational Theory and Design (Richard L. Daft)


BAB I

Organization and Organizations Theory

(Organisasi dan Teori Organisasi)
Topic
Topik dari Organisasi teory adalah bagaimana cara mengimplementasikan strategi dan perubahan struktur untuk membantu organisasi mencapai efektifitasnya, hilangnya etika dalam organisasi, kesulitan dalam menghadapi masalah yang besar dan birokrasi, kekurangan biaya pengawasan (cost control), kekuasan yang digunakan secara negatif oleh manager menyebabkan conflict dan membuat organisasi mengalami kekacauan, dan melakukan suatu pengembangan lebih dari apa yang menjadi contoh dalam budaya perusahaan dalam bentuk inovasi dan perubahan. Teori organisasi juga diaplikasikan pada organisasi nonprofit.

Teori Organisasi adalah pengetahuan tentang bagaimana organisasi berfungsi dan hubungannya dengan lingkungannya. Komponen yang ada di dalamnya adalah Culture, strukture, dan design.
Proses mendesign organisasi digunakan untuk membentuk kultur dan struktur organisasi, Mengapa proses mendesign organisasi penting? Karena bermanfaat dalam :
1. Mempengaruhi kemampuan organisasi utuk menghadapi lingkungannya
2. Mengatasi diversity dalam organisasi
3. Menilai kemampuan organisasi, apakah inovatif dan efissien?
4. Sumber keunggulan kompetitif (perbedaan/keunggulan dengan organisasi lainny
Organisasi
Organisasi adalah suatu alat untuk mencapai suatu tujuan oranisasi utnuk menciptakan suatu nilai berupa proses input output dan limgkungan yang berpengaruh. Beberapa komponen dalam Organisasi adalah sebagai berikut :
1. Sekumpulan orang yang memilki karakteristik berbeda-beda (social entinity)
2. Punya tujuan (Goal directed), bisa tidak sama, namun sebaiknya sama
3. System aktivitas dalam artian terdapat aktivitas yang secara sengaja akan diatur menjadi sebuah struktur.
4. Terhubung dengan lingkungannya (linked to environment)

Type Organisasi
1. Large Organitation, cirinya adalah :
- economics scale
- Global reach
- Vertical hierarchy
- Mekanistik
- Kompleks
- Stable marke
- Karir panjang dan stabil (longevity&stability career
2. Small Organization, cirinya adalah :

- Responsive

- Flexible

- Regional reach

- Flat structure

- Organic

- Simple

- niche finding

- entrepreneurs
3. Profit Organization, merupakan organisasi yang orientasinya adalah keuntungan dan uang (profit). Yang menentukan keuntungannya adalah Shareholders. Keuntungan dihasilkan dari penjualan produk.


4. Non profit Organization, adalah organisasi yang orientasinya kesejahteraan, dan biasanya menjual jasa. Sumber financial biasanya berasal dari penyisihan pemerintah, warisan, dan donatur, dibanding dari penjualan produk atau service pada customer.

Importance of Organizations

Yang penting dalam sebuah organisasi adalah :

1. Membawa sumber-sumber yang ada untuk mencapai tujuan dan hasil yang diinginkan.

2. memproduksi service yang baik dan efektif
3. Sarana untuk berinovasi
4. menggunakan manufaktur modern dan informasi melalui teknologi
5. menyesuaikan dan mempengaruhi perubahan lingkungan

6. menciptakan nilai untuk pemilik, pekerja, dan customer.

7. mengerahkan beragam tantangan yang berkelanjutan, etika, motovasi serta koordinasi pegawai.


Prespektif dalam Organisasi
1. Open System
Open system mengharuskan adanya interaksi dengan lingkungan untuk bertahan. Harus melakukkan adaptasi terus menerus terhadap lingkungan. Open system bisa bersifat sangat kompleks. Organisasi harus mencari dan memperoleh sumber yang diperlukan, menginterpretasikan dan melakukan perubahan lingkungan, penempatan hasil, mengkontrol dan mengkoordinasi aktivitas internal pada lingkungan yang tidak pasti dan menggangu.

2.Colsed system

Closed system tidak bergantung/terpengaruh pada lingkungan, bersifat otonom. Manajement dalam closed system akan terasa mudah. Lingkungannya stabil dan dapat ditebak juga tidak dapat menangani penyebab masalah.

Organizational Configuration (Wujud Organisasi)

Terdapat lima bagian dasar dalam organisasi :

1. Technical core

Tecnical core termasuk orang yang melakukan pekerjaan dasar dari organisasi. Tugasnya adalah melaksanakan bagian dari fungsi produksi dan tentunya memproduksi produk serta melayani outputs dari organisasi.(ex :di universitas adalah guru). Merubah Inputs menjadi outputs.

2. Tecnical Support

Fungsinya adalah membantu organisasi untuk beradaptasi dengan lingkungan, dan untuk menghadapi perubahan lingkungan. Mencari dan meneliti lingkungan untuk masalah, kesempatan, dan pengembangan tekhnologi. Technical support bertanggung jawab atas penciptaan inovasi oleh technical core, membantu organisasi untuk beradaptasi. (membantu top managemnt)

3. Administrative Support

Fungsinya adalah bertanggungjawab atas lancarnya operasi dan memelihara organisasi, termasuk unsur manusia dan fisik. Termasuk aktivitas HR seperti rekruitmen, penetapan kompensasi, dan pengembangan serta pelatihan karyawan.

4. Top Management
Top managemnt menyediakan arahan, strategi, tujuan, dan peraturan untuk seluruh diivisi organisasi.

5. Middle Managemen

Middle mangemnt bertanggungjawab untuk implementasi dan koordinasi pada tingkat departement. Di Organisasi tradisional middle manager bertanggungjawab untuk penyelesaian sengketa antara top manager dengan technical core, mengimplementasikan peraturan, dan menyampaikan/menerjemahkan informasi kebijakan dari atas ke bawah.
Dimensi dalam mendesain Organisasi (Dimensions of Organization Design)
Terdapat dua tipe dalam organisasi design, yaitu :
1. Structural Organization
Menyediakan label untuk menggambarkan karakteristik internal dalam organisasi. Isinya adalah sebagai berikut :

a. Formalization
Menyinggung jumlah dari dokumentasi tertulis dalam organisasi, seperti, prosedur, job description, peraturan, dan kebijakan manual. Dokumen ini menjelaskan perilaku dan aktivitas.
b. Specialization

Tingkatan dimana tugas organisasi dibagi lagi menjadi pekerjaan yang terpisah-pisah.Bila spesialisasinya luas, aktivitas pekerja masing-masing hanya sebagian area dari seluruh tugas organisasi.

c. Hirearchy of authority

menjelaskan siapa yang melaporkan dan kepada siapa, juga batasan control tiap manager. Hirarki digambarkan dengan garis vertical pada organization charts. Hirarki menghubungkan jarak antar control (Laporan jumlah pekerja kepada supervisor).

d. Centralization

Menunjuk pada tingkatan hirarki yang memiliki otoritas untuk membuat keputusan. Bila pembuatan keputusan berada di level atas, organisanya termasuk centralization.

e. Profesionalism

Tingkatan pendidikan formal dan pelatihan pegawai. Profesionalisme dianggap tinggi bila pegawai membutuhkan pelatihan untuk menjaga pekerjaanya dalam peroide yang lama. Profesionalisme biasanya diukur sebagai jumlah rata-rata per tahun dari pendidikan dan pegawai.
f. Personel Rations

menjelaskan penyebaran pekerja untuk berbagai fungsi dan departement. Termasuk perbandingan administrasi, tatausaha, dan profesional staff, serta perbandingan antara tenaga kerja langsung dan tidak langsung.

2. Contextual Dimension
Memberi karakteristik dari seluruh bagian organisasi, termasuk, ukuran, teknologi, lingkungan dan tujuan organisasi.Ini akan lebih membingungkan karena melibatkan organisasi dan lingkungan pula.

a. Size
adalah Kepentingan organisasi sebagai cerminan dari jumlah orang dari organisasi. Ini dapat mengukur organisasi secara keseluruhan atau komponen yang spesifik.

b. Organizational Technology
Menunjuk pada peralatan, teknik, dan tindakan yang digunakan untuk merubah inputs menjadi outputs. Ini menjelaskan bagaimana organisasi menghasilkan produk, melayani customer
c. Environment
meliputi seluruh elemen di luar batas/lingkup organisasi. Elemen kuncinya adalah industri, pemerintah, penyalur, customer, dan komunitas financial.
d. Organization Goals and Strategy

Menggambarkan tujuan dan teknik berkompetisi yang membuatnya beda denngan organisasi lainnya.

e. Organization Culture
Budaya organisasi mendasari setingan dari kunci nilai, kepercayaan, pemahaman, dan norma yang dibagi oleh pekerja. Hal tersebut bisa mencakup perilaku etis, dan komitmen pada pegawai
Performance dan Effectiveness Outcomes
Seluruh point dalam memahami berbagai perspektif, struktur, dan dimensi dari oganisasi adalah untuk mendesain organisasi sedemikian rupa untuk mencapai efektivitas dan prestasi yang tinggi. Manager menyesuaikan struktur, dimensi dan subsistem organisasi untuk perubahan inputs ke outputs yang paling efissien dan efektif. Efisien menunjuk pada sejumlah sumber yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasar pada jumlah bahan mentah, uang, pegawai, untuk memproduksi outputs. Efektive adalah istilah yang lebih luas yaitu tingkatan pencapaian organisasi dalam mencapai tujuannya. Untuk menjadi efektif, organisasi membutuhkan kejelasan fokus tujuan organisasi dan strategi yang sesuai utnuk mencapainya. Manager sangat menjaga keserasian antara kebutuhan denngan perhatian berbagai stakeholders dalam mengatur tujuan dan usaha utnuk mencapai efektivitas. Karena lain orang menginginkan hal yang berbeda pula dari oraganisasi. Hal tersebut disebut dengan pendekatan stakeholders, yaitu mengintegrasikan aktivitas organisasi yang berbeda-beda dengan melihat berbagai macam stakeholders dan melihat keinginan mereka dalam organisasi. Stake holder adalah beberapa group di dlam atau diluar organisasi yang memilki saham/kekuasaan dalam organisasi
Evolution of Organization theory and design
1. Historical perspektif

Pada classical management (sekitar akhir abad 19-awal abad 20), orang berpikir bagaimana mendesain dan mengatur pekerjaan untuk meningkatkan produktivitas dan membantu organisasi untuk mencapain maximum efisiensi. Efisiensi adalah segalanya. Menggunakan prinsip administrative (administrative principle), yaitu melihat design dan fungsi organisasi secara keseluruhan. Birokrasi Organisasi dijelaskan berupa penekanan dalam mendesign dan mengatur organisasi dalam bentuk impersonal (bukan per orangan), dasar rasional melalui beberapa elemen seperti penjelasan perbedaan otoritas dan tanggungjawab, arsip-arsip resmi, dan aplikasi yang seragam berdasarkan peraturan yang ada. Ciri berikutnya adalah Contingency, yang berarti satu hal bergantung dengan hal lainnya. Hal ini mengharuskan adanya kecocokan antara struktur dengan kondisi di luar lingkungan organisasi. Manusia = mesin
2. Contemporary Organization Design

Saat ini tantangan organisasi adalah global competitive, diversity (keanekaragaman), perhatian yang etis (ethical concern), bantuan cepat oleh teknologi, perubahan pengetahuan dan informasi tentang organisasi menjadi lebih penting dari modal, dan pertumbuhan harapan dari peketrja untuk mendalami/memaknai pekerjaan dan kesempatan untuk dirinya sendiri (profesionalisme).


Organisasi dan manger saat ini dapat melihat pergeseran mindset berdasarkan mechanical system ke natural/biological system. Pada Organisasi sekitar abad 19-20 (Mechanical system), lingkungan terasa rapi (stabil), dapat ditebak (predictable) dan peraturan dari manager bertujuan untuk memelihara stabilitas. Kondisi ini sangat bagus untuk industri. Pertumbuhan merupakan criteria utama dalam kesuksesan organisasi. Organisasi akan menjadi besar dan komples, batasan antar fungsi-fungsi departemen dan antar organisasi sangat berbeda. Internal struktur tumbuh lebih kompleks, vertikal, dan birokratik. Kepemimponan berdasarkan atas prinsip managemen solid dan ditujukan untuk menjadi otokrasi (penguasa memilki kekuasan tak terbatas), komunikasi melalui memo resmi, surat atau laporan. Manager mengerjakan semua perencanaan dan pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan berpikir, sedangkakn pegawai melakukan pekerjaan manual dalam pertukaran gaji dan kompensasi yang lain. Dengan kata lain ciri dari mechanical system design adalah vertical structur, routine task, rigid culture, forml system, dan competitive strategi.

Organisasi saat ini (Natural system design), memilki ciri adaptive culture, horizontal culture, empowered roles, shared information, Collaborative strategy.

Efficient performance Vs The Learning Organization


No Efficient Performance

(Mechanic system) Learning Organization

(Natural System)

1. Vertical Structure

Struktur organisasi paling umum telah menjadi satu, dimana aktivitas dikelompokan bersama oleh pekerjaan umum dari bawah sampai ke atas dalam organisasi design. Terjadi kolaborasi antar department, seluruh bagian organisasi dikoordinasi dan dikontrol melalui hirarki yang vertical.

Horizontal Structure

2 Routine Task

gambaran sempit dari pekerjaan yang ditugaskan kepada sesorang. Task dipecah berdasarkan spesialisasinya, bagian yang terpisah, seperti pada mesin. Kontrol dari top manager, pegawai bekerja sesuai perintah manager.

Empowered task

Bagian dari sistem sosial yang dinamis. Role memilki pertimbnagan dan tanggungjawab. Membiarkan pekerja menggunakan pertimbangan dan kemampuannya untuk mencapai hasil.


3. Competitive strategy

Organisasi dirancang untuk mencapai efisiensi, startegi diformulasikan oleh top manager dan ditekankan dalam organisasi. Top eksecutive berpikir bagaimana organisasi dapat menjawab paling baik utuk kompetisi, efisien menggunakan sumber, menghadapi perubahan lingkungan.

Colaborative strategy


Kumpulan dari tindakan dan kewenangan yang dikuasakan pada pekerja memberi konstribusi dalam perkembangan strategy. Pekerja ”bersentuhan” dengan customer, suplier, dan teknologi baru untuk membantu identifikasi kebutuhan dan solusi dalam pembuatan strategi.

4. Rigid (kaku)

Kondisi lingkungan di luar organisasi stabil, sehingga budaya organisainya terlihat menetap dan kaku. Organisasi yang mengalami kesuksesan dan memilki budaya stabil sering menjadi korban kesuksesannya sendiri ketika lingkungan mengalami perubahan yang sangat besar.

Adaptive culture

Budaya organisasi yang mendorong keterbukaan, persamaan, peningkatan terus menerus dan perubahan. Orang dalam organisasi sadar akan keselurhan system, bagaimana segalanya dicocokkan bersama, dan bagaimana berbagai bagian dari organisasi saling berinteraksi satu sama lain, dan tentunya juga berinteraksi dengan lingkungan.

5. Formal Control system

Saat organisasinya masih kecil komunikasinya bersifat informal dan face to face.Pemimpin biasanya bekerja langsung dengan pekerja sehari-sehari. Saat organisasi sudah besar, jarak antara pekerja dan pemimpin semakin besar pula. Sering digunakan untuk mengatur pertumbuhan jumnlah informasi yang kompleks dan untuk mendeteksi penyimpangan dari standart yang ditetapkan/tujuan.

Shared information

Pembagian informasi yang lebih luas menjaga fungsi organisasi pada tingkatan optimum. Informasi dibagikan ke seluruh bagian perusahan. Pekerjaan sebagian manajer adalah mencari cara utnuk membuka hubungan komunikasi sehingga informasi akan mengalir ke segala arah (customer, suppliers). Salah satunya dengan menggunakan teknologi
Read more... Materi Kuliah

No comments:

Post a Comment